專注視頻會(huì)議

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　　視頻會(huì)議的早期發(fā)展階段，大家關(guān)注的是可以看見并聽見對(duì)方。而現(xiàn)在呢，實(shí)時(shí)分享內(nèi)容，才是關(guān)鍵。分散式團(tuán)隊(duì)需要對(duì)各種數(shù)字和傳統(tǒng)畫面形式的內(nèi)容進(jìn)行分享和互動(dòng)。事實(shí)上，在分散式協(xié)作的環(huán)境中，內(nèi)容即時(shí)分享在一個(gè)視頻會(huì)議體驗(yàn)中至少占到50%。

　　有時(shí)候視頻會(huì)議的效果不盡如人意，其原因在于許多企業(yè)沒有意識(shí)到對(duì)空間和視頻體驗(yàn)進(jìn)行設(shè)計(jì)的必要性——模擬出大家“共處一室”的工作體驗(yàn)。飛視美指出：會(huì)議室是視頻會(huì)議最常發(fā)生的環(huán)境(79%)。然而，典型的會(huì)議室里通常擺放了長(zhǎng)桌，讓人際互動(dòng)變得困難重重，并非視頻會(huì)議的理想之所。人們?cè)陂L(zhǎng)桌邊上只能正襟危坐，無(wú)法讓每個(gè)人都集中出現(xiàn)在鏡頭內(nèi)。通常情況下，會(huì)議室里只有一個(gè)屏幕，讓數(shù)字內(nèi)容分享變得困難，聲音接入也因位置遠(yuǎn)近變得不平均。此外，受限于攝像頭角度和有限的空間大小，當(dāng)有人站起來(lái)或隨意走動(dòng)時(shí)，這些行為對(duì)會(huì)議進(jìn)行都是具有干擾性的。

　　員工在視頻界面上的呈現(xiàn)也是應(yīng)用技術(shù)上的一大難題，糟糕的光線和攝像角度讓一些人對(duì)開視頻會(huì)議充滿了擔(dān)憂。據(jù)國(guó)外知名辦公家具龍頭企業(yè)Steelcase的研究指出，58%的員工覺得自己在鏡頭前顯得蒼白疲憊，這并非虛榮心作祟，而是一種視覺干擾;72%的人會(huì)一邊開會(huì)，一邊留意自己在鏡頭里的形象，這不僅會(huì)分散他們開會(huì)的注意力，也讓他們?cè)阽R頭里看上去不自然，對(duì)會(huì)議的投入程度造成影響。據(jù)Steelcase研究員Ritu Rajaj所說(shuō)：如果視頻會(huì)議環(huán)境的設(shè)計(jì)不夠人性化，人在鏡頭里會(huì)看上去不自然。Ritu對(duì)一部分頻繁使用視頻工具的團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行了研究。“我們發(fā)現(xiàn)人們?cè)谝曨l會(huì)議中往往表現(xiàn)得過(guò)于生硬或拘謹(jǐn)。他們正襟危坐，仿佛自己是新聞播報(bào)員，并且不敢有多余的肢體活動(dòng)，”她解釋道。研究人員還指出，人們?cè)谝曨l會(huì)議中很難做到目光接觸，因?yàn)樗麄儠?huì)不自覺地看著屏幕，而不是攝像頭。如果攝像頭的角度沒有得到精確調(diào)試，會(huì)讓你覺得鏡頭里的人們沒有看著你。很多視頻會(huì)議室的布局，都是為了滿足人們坐著開會(huì)的習(xí)慣，因此與會(huì)者為了不跑出鏡頭，就不能在房間里隨意走動(dòng)，也因此讓他們?cè)诎装迳蠒嫽蜃龉P記，變得不切實(shí)際。

　　在設(shè)計(jì)會(huì)議室的過(guò)程中，其中一個(gè)挑戰(zhàn)便是意識(shí)到采取不同形式的協(xié)作，也需要使用不同設(shè)計(jì)的空間。為了創(chuàng)造良好的視頻會(huì)議體驗(yàn)，企業(yè)需要針對(duì)以下三種形式的協(xié)作進(jìn)行思考。

　   信息型協(xié)作

　　分享信息、協(xié)調(diào)任務(wù)。它的會(huì)議時(shí)間通常較短——30分種到1個(gè)小時(shí)，目的在于讓團(tuán)隊(duì)成員都了解項(xiàng)目最新動(dòng)態(tài)。在這種協(xié)作形式中，看見并聽見彼此和即時(shí)分享內(nèi)容同樣關(guān)鍵。

　   評(píng)估型協(xié)作

　　對(duì)各個(gè)項(xiàng)目選項(xiàng)進(jìn)行反復(fù)斟酌并做出決定，這種協(xié)作形式需要團(tuán)隊(duì)成員能對(duì)多種內(nèi)容進(jìn)行評(píng)估，并進(jìn)行民主且熱烈的討論與爭(zhēng)辯。

　   生產(chǎn)型協(xié)作

　　結(jié)合知識(shí)、解決問題和創(chuàng)新。這個(gè)過(guò)程通常會(huì)花費(fèi)幾天甚至數(shù)個(gè)月的時(shí)間。作為最復(fù)雜的一種協(xié)作形式，它需要非常全面的設(shè)計(jì)解決方案，便于人們建立信任、舒適互動(dòng)，在別人的想法上繼續(xù)舔磚加瓦。此外，這個(gè)解決方案還需要讓人在房間里能隨意走動(dòng)舒展，以便在接下來(lái)更長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)保持全身心投入的狀態(tài)。

　   那么我們應(yīng)該如何設(shè)計(jì)“視頻會(huì)議室”?

　　1、認(rèn)真考慮攝像頭和麥克風(fēng)的位置。設(shè)計(jì)布局要讓所有用戶都可以出現(xiàn)在鏡頭內(nèi)，并可以被清晰地聽見?？紤]采用多屏幕布局，讓用戶可以同時(shí)看見對(duì)方和分享的內(nèi)容，確保人們可以隨意走動(dòng)卻不偏離鏡頭，也不會(huì)打斷互動(dòng)的進(jìn)程。

　　2、創(chuàng)建讓人們?cè)谛〗M合作和私密工作之間自由轉(zhuǎn)換的分區(qū)空間。協(xié)作團(tuán)隊(duì)中的員工在一天當(dāng)中要不斷地在這些模式之間來(lái)回切換。房間里的玻璃墻既能隔音又能讓人保持視覺接觸。緊挨著團(tuán)隊(duì)空間的固定工作位，讓團(tuán)隊(duì)成員無(wú)需離開就能暫時(shí)抽身。

　　3、設(shè)計(jì)確?？梢噪S意活動(dòng)并且經(jīng)常變換姿勢(shì)的環(huán)境，讓員工保持體力充沛、全情投入。高腳椅高度的桌子鼓勵(lì)人們站著工作，且不偏離鏡頭;或者作為轉(zhuǎn)換空間，讓人準(zhǔn)備回到會(huì)議中去。帶有視頻會(huì)議的休息區(qū)設(shè)計(jì)是鼓勵(lì)活動(dòng)和休閑的另一中有效途徑。

　　4、充分考慮與會(huì)雙方的體驗(yàn)。為所有地區(qū)提供相似的視頻會(huì)議環(huán)境，配備相同規(guī)格的工具和技術(shù)控制。配備足夠的白板和垂直介面展示傳統(tǒng)的書面內(nèi)容和數(shù)字信息，幫助分布式團(tuán)隊(duì)分享共識(shí)。

　　5、思考空間能如何幫助人們建立信任。例如，在團(tuán)隊(duì)房間之外，設(shè)置一個(gè)始終保持聯(lián)通的“蟲洞”(wormhole)即時(shí)視頻系統(tǒng)——仿佛一扇窗戶，可以隨時(shí)打開——無(wú)無(wú)論人們進(jìn)進(jìn)出出，隨時(shí)進(jìn)行對(duì)話。

　　6、考慮不同規(guī)模的團(tuán)隊(duì)會(huì)采取不同視頻會(huì)議形式進(jìn)行交流。無(wú)論是1對(duì)1、兩兩合作、還是分工協(xié)作，這些工作模式和整個(gè)團(tuán)隊(duì)坐在一起的合作一樣的重要。盡可能在空間里多設(shè)置一些選擇——例如，毗鄰團(tuán)隊(duì)空間的視頻會(huì)議亭、位與其中的私密角落、甚至是移動(dòng)解決方案——充分利用辦公室地產(chǎn)資源，鼓勵(lì)使用各類科技設(shè)備。